Consejos Temporada Huracanes para Administradores

Qué hacer en caso de un huracán en esta temporada?

Consejos para las compañías de administración y personal administrativo en condominios o proyectos de vivienda multifamiliar

Por: Julia I. González

Gerente de Desarrollo Organizacional y Comunicaciones Atrium Management Services, Inc.

Fueron muchos los retos enfrentados y las lecciones aprendidas luego del paso del huracán María por Puerto Rico el 20 de septiembre de 2017. Aún hoy, casi 4 años más tarde, sufrimos las consecuencias de su paso. Los procesos de recuperación han sido lentos, incluyendo los de condominios a través de todo Puerto Rico. A todos los retos personales y familiares, se le suman los laborales, sobre todo precisamente, si se trabaja administrando condominios de vivienda privados o subsidiados. Es nuestra responsabilidad proveer espacios sanos, decentes y seguros a muchas personas solas y a cientos de familias. Aunque sabemos que hay cosas que escapan a nuestro control, la idea ante una advertencia de huracán es prepararse para: 1. proteger nuestras vidas y la de nuestros residentes hasta donde nos es posible y 2. minimizar, en la medida de lo posible también, los daños que puede causar un huracán en nuestras viviendas, oficinas y condominios administrados. Por ello ofrezco a continuación una serie de consejos, muchos brindados por profesionales diversos y, otros, en base a la experiencia personal vivida en nuestra compañía.

Consejos para la administración de condominios antes de un huracán:

• Preparen un plan de emergencias si aún no cuentan con uno aprobado por la Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias. De tenerlo, deben aprovechar para repasar las medidas establecidas y asegurarse de que los residentes conozcan los detalles más pertinentes. Determinen, también, un plan de racionamiento (horario de funcionamiento de planta eléctrica, cisterna y lavandería) y notifíquenlo a sus residentes.
• La buena comunicación con los residentes es fundamental. Es recomendable preparar y circular un boletín repasando los puntos más importantes del plan, los planes de racionamiento y las medidas cautelares más importantes. Además, informar si se contará con un refugio dentro de los predios, dar a conocer los números de teléfono de las agencias en casos de emergencia y comunicar cómo se debe trabajar con las mascotas y con personas enfermas o encamadas.
• Establezcan un plan de preparación comunal, asignen líderes por piso que identifiquen los riesgos, las necesidades de los residentes y trabajen un plan de desalojo por piso.
• Asegurarse de que el condominio tiene su póliza de seguros vigente. Importante llamar a su corredor de seguros o aseguradora para confirmar que la póliza está al día.
• Cada condominio tiene necesidades particulares que deben ser atendidas durante la temporada de huracanes y es importante manejar las situaciones con tiempo para evitar pérdidas que se pueden evitar: verificar desagües de techos y azoteas, poda de árboles, recogido de materiales, destape de alcantarillas, verificar operadores de ventanas de los pasillos o hasta protección de ventanas y puertas corredizas en apartamentos vacíos.
• Inspeccionen las condiciones estructurales del edificio, su sistema eléctrico, filtraciones, cisternas y elevadores.
• Hacer acuerdos previos con suplidores y tener alternativas ya pre acordadas en caso de que el suplidor principal se vea incapacitado de poder resolverle. Suplidores de gas o diesel, mantenimiento planta eléctrica, suplidores de agua para cisternas, suplidores que remuevan árboles y/o escombros, entre otros.
• Comunicarse con la compañía de mantenimiento de los elevadores y de los generadores para coordinar cómo y cuándo se detendrán.
• Darle mantenimiento a planta eléctrica y cisterna. Importante también procurar tener suficiente abasto de gas o diesel.
• Tener almacenados filtros y aceite para la planta eléctrica ya que es muy difícil conseguirlos luego de la emergencia. Recomendable también tener piezas de repuesto.
• Tener dinero en efectivo para gastos menores (“petty cash”) para el pago de gas o diesel ya que muchos suplidores optan por solo aceptar pago en efectivo y al momento de suplir el mismo.
• Determinar canales de comunicación efectivos en caso de una emergencia. Crear un chat específico solo para atender temas relacionados a emergencias, determinar un punto de reunión en caso de que fallen todos los sistemas de comunicación (típicamente es la oficina de administración).
• Como los sistemas de comunicación fallan es importante que los empleados del condominio conozcan las direcciones de los hogares de sus compañeros. En caso de que alguien no se reporte en un tiempo prudente a trabajar y ante la falta de comunicación por teléfono, mensajes de texto, chats o medios sociales, podría ser necesario llegar a la vivienda de alguno/s de ellos para saber cómo se encuentran o auxiliarles.
• Realicen un registro de las personas que permanecerán en el condominio durante el huracán.
• Identifiquen, dentro del edificio, un lugar seguro de reunión a modo de refugio en caso de que cedan puertas, ventanas o cristales, o que comiencen a inundarse apartamentos en el edificio. Por ejemplo: salones de actividades, vestíbulos cerrados sin cristales o con tormenteras, sótanos sin ventanas o escaleras internas son buenas opciones.
• En un área segura colocar una nevera y ponerla a disposición de los residentes que necesitan mantener medicamentos o alimentos especiales (para personas con condiciones de salud o para bebés) refrigerados.
• Cotejen las áreas de desperdicios sólidos para evitar que los escombros salgan expulsados durante un huracán.
• Revisen las construcciones o trabajos en progreso. Hablen con el contratista a cargo para establecer un plan de emergencia. Es importante pedirles que recojan sus materiales o que fijen sus grúas previo al paso de un huracán.
• Protejan cuartos mecánicos y equipos de elevadores contra la entrada del agua.
• Ante el paso inminente del huracán, suban los elevadores al piso más alto para que no se inunde y apáguenlos.
• Verificar que todo lo que se encuentre en los techos esté anclado al mismo.
• Las tormenteras de acordeón son recomendables en los condominios.
• Si es posible, compre un megáfono para que pueda realizar anuncios importantes a la comunidad luego del paso de un huracán.
• Una recomendación personal que impacta el trabajo lo es que procuren llenar sus tanques de gasolina antes del huracán. Luego del paso de este, la demanda de gasolina es tan alta y los problemas de distribución tantos, que la fila en una gasolinera representa perder fácilmente un día de trabajo o más si no logra abastecerse. La situación puede tardar un par de semanas en mejorar por lo que es importante que sea previsor.
• En las oficinas administrativas procure proteger los equipos electrónicos cubriéndolos con bolsas plásticas. Remueva del piso todo aquello que se pueda dañar si el espacio se inunda. Apague las baterías de las computadoras y deje todo desconectado. Proteja su servidor y los documentos importantes.
• Es muy recomendable tener un archivo digital en un servidor, o en la nube, por si sus documentos en papel se dañaran.

Consejos para las compañías de administración y personal administrativo luego del paso de un huracán:

• Verifique cómo se encuentran los residentes que permanecieron en el condominio y qué necesidades urgentes tienen.
• Haga una revisión completa de daños y ponga en acción lo establecido en su plan de emergencias. En la medida que le sea posible, comuníquese con los suplidores con los que ya había hecho acuerdos para atender los asuntos apremiantes.
• Quienes administren proyectos regulados por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD por sus siglas en inglés), deben completar y enviar varios reportes a dicha agencia: el “Initial damaged report” y el “assessment damaged report”, entre otros, según apliquen.
• Comuníquese con la aseguradora para reclamación de daños.
• Tanto para HUD, como para la aseguradora, será importante que tome fotos de todos los daños, que realice las reclamaciones (querellas pertinentes) y que busque cotizaciones para todos los trabajos que será necesario realizar.
• Lo primero que debe procurar es pagar la nómina a sus empleados. De no contar con sistema deberá trabajar los cheques a mano. Tómele fotos o escanéelos en su celular para que tenga evidencia y pueda llevar un registro de estos. Existen diversas aplicaciones de escáner gratuitos para los celulares.
• Ante la necesidad de pagar todo en efectivo, evalúe si puede retirar dinero en el banco para pagar una cantidad de dinero a sus empleados en efectivo, o incluso efectuarles un adelanto de nómina en efectivo.
• Coordine una reunión con el equipo de trabajo y permita un espacio de desahogo para conocer cómo se encuentran todos emocionalmente y conocer su situación actual (si perdieron parte de la casa o la casa completa, las pertenencias, si están viviendo en un refugio o con familiares o allegados, si perdieron el auto, si perdieron familiares, entre otros).
• Ajuste el horario de trabajo a las condiciones que se estén viviendo y tomando en cuenta si el gobierno establece un toque de queda. Si todo está cerrando más temprano, será necesario que permita a su personal (y a usted mismo) salir más temprano del trabajo para que todos puedan atender sus necesidades personales y/o familiares.
• En la medida de lo posible, facilite a sus residentes equipos o espacios para atender necesidades básicas. Haga lo mismo para sus empleados/as.
• Es importante recordar que ante emergencias hay que ser más flexibles, a veces hay que modificar temporeramente reglas establecidas. Por ejemplo: Muchos condominios que prohíben el uso de generadores eléctricos en apartamentos dieron permiso luego del paso del huracán María estableciendo unas regulaciones y horario para su uso. Otros no permiten el uso de tanques de gas en los apartamentos y decidieron permitirlo temporeramente en lo que se reestablecía la energía eléctrica. Otros proveyeron espacios comunales para crear una “cocina comunitaria”. También pueden colocar “multiplugs” para que las personas puedan cargar sus aparatos electrónicos y otros en los horarios en que la planta eléctrica está encendida supliendo energía a áreas comunes.

Referencias

Alicea Luciano, I. (2021). 5 consejos para condominios en la época de huracanes. Recuperado el 30 de junio de 2021, de https://construccionelnuevodia.com/noticia/5-consejos-para-condominios-en-la-epoca-de-huracanes/

Alicea Luciano, I. (2020). 8 puntos a conocer sobre los planes de emergencia en condominios | Microjuris al Día. Recuperado el 30 de junio 2021, de https://aldia.microjuris.com/2020/01/16/8-puntos-a-conocer-sobre-los-planes-de-emergencia-en-condominios/

Díaz, A. (2021). Consejos para tener condominios seguros en la temporada de huracanes – El Nuevo Día. Recuperado el 30 de junio de 2021, de https://www.elnuevodia.com/brandstudio/casa-segura/notas/consejos-para-tener-condominios-seguros-en-la-temporada-de-huracanes/

Preparación para huracanes si vive en un apartamento. (2018). Recuperado el 30  de junio de 2021, de https://www.fema.gov/es/press-release/20210317/hurricane-preparedness-apartment-dwellers